Основним документом, який ініціює будь-яку угоду,є оферта. Що це таке і як грамотно її скласти? Багатьом з нас знаком термін "комерційна пропозиція". Ми отримуємо їх, розсилаємо, аналізуємо. Таку пропозицію - це і є оферта. Що це таке з точки зору документообігу? Наскільки обов'язковим є така пропозиція?
Як правило, такий документ складається у відповідьна конкретний запит. Отже, термін оферти є обмеженим у часі, оскільки часто в ній вказується ціна або товар, кількість якого на складі лімітовано. Вартість продукції залежить і від конкретної конфігурації, і від курсу валют, актуального для даного періоду. Крім того, умови оферти включають також терміни поставки. Вони впливають на кінцеву ціну продукції. У діловому побуті зустрічається і поняття "попередня", або приблизна оферта. Що це таке і як розуміти цей термін? Припустимо, підприємству необхідно перевести документацію (інструкції, анотації, гарантії та інше) на іноземну мову. Менеджери, відповідальні за імпорт, звертаються в різні бюро перекладів,
щоб оцінити вартість послуг. Документом, який з'явиться в результаті, буде оферта. Що це таке в даному конкретному випадку? У відповідь на запит бюро перекладів вишле комерційну пропозицію із зазначенням термінів реалізації, умов оплати і повної вартості. Якщо час не сильно підтискає, менеджери мають можливість оцінити всі пропозиції, що надійшли і вибрати максимально вигідне для компанії.
Однак оферта - або комерційне пропозиції - неє в повному розумінні цього слова документом, що має юридичну силу. Найкраще, якщо в самому тексті міститься параграф, який вказує на рекламний характер і терміни дії. Найчастіше - особливо якщо мова йде про дорогі проекти і обладнанні - клієнт може роздумувати місяцями. За цей час ситуація на ринку може змінитися. Наприклад, в результаті коригування курсу валют або зміни основних постачальників. Отже, оферта має обмежений термін дії. Великі контракти готуються тижнями, а то й місяцями. Для того щоб прийняти оптимальне для бізнесу рішення, необхідно зібрати відомості про постачальників, конкурентів, партнерів.
У той же час кожен підприємець повинен бутизнайомий з правилами складання такого документа, як оферта. Що це таке і які основні принципи? В першу чергу, пропозиція може стосуватися як конкретного продукту, так і співпраці "в цілому". В останньому випадку остаточні оферти виставляються на окремі партії товару або індивідуальні послуги. Оферта включає в себе обов'язково: ціну, терміни поставки / виконання, можливі знижки, умови платежу. Як правило, такий документ складається трохи "на виріст". У ньому вказуються ціни з можливістю певних знижок, терміни в залежності від дати прийняття пропозиції. Оферта не зобов'язує купувати товар саме у даного постачальника. Проте, якщо ми зацікавлені в продажах, ми повинні так скласти документ, щоб отримати конкурентні переваги. Отже, умови надання знижок, спеціальних акцій і прискореної поставки повинні враховувати конкретні можливості нашого потенційного клієнта.
