У різних сферах діяльності фізичних таюридичних осіб використовуються документи. Правила їх складання, зберігання, обігу та застосування входять в дисципліну, яка називається діловодством. У кожній організації повинен бути такий співробітник, інакше не буде злагодженої роботи. Щоб зрозуміти принципи цієї діяльності, слід дізнатися про те, які існують види документів в діловодстві, а також про їх правильному складанні, зберіганні, використанні.
Документи вимагають правильного оформлення,складання, зберігання і обробки. Від відомостей, викладених на папері, а також грамотності залежить своєчасність рішення. У кожній країні діють свої принципи оформлення документації. Взяти, наприклад, діловодство РБ: розпорядчі документи, їх види регулюються законодавством Білорусі. У Росії свої порядки, тому принципи оформлення ділових паперів можуть відрізнятися.
Документація є частиною роботи будь-якоїкомпанії, оскільки визначає її діяльність. Тому діловодство контролюється державою за допомогою законів. Під час перевірок в першу чергу звертають увагу на ділові папери.
Ця область діяльності має на увазі:
Діловодство особливо важливо в наступних сферах:
Для роботи в сфері діловодства потрібна наявність певних знань і навичок. Через це на підприємствах є підрозділи, кожне з яких відповідає за конкретну діяльність.
У маленьких фірмах цю роботу виконуютьсекретарі, які відповідають за документацію підприємства. Всі види документів наказного діловодства дуже важливі, і кожен може знадобитися в будь-який момент. Зазвичай їх зберігають в надійних шафах. За неправильне ведення документації на відповідальних осіб накладаються штрафи.
У законі прописана необхідність документуваннявідомостей і містяться основні визначення. Цей нормативний акт визначає відносини, що з'являються з використанням інформаційних технологій. Про необхідність документування сказано і в інших законах.
У Цивільному кодексі України містяться правові основи роботиюридичних осіб та порядок діловодства. НК перераховує важливі податкові види документів в діловодстві. На їх основі ведеться облік комерційної діяльності установ і фізичних осіб, відрахування зборів.
У законі представлені також зразки документів. У ГК є вимоги щодо складання установчих договорів, статутів, довіреностей. Нормативні акти включають форми документів, що пересилаються різними методами - поштою, факсом, через інтернет.
Існують загальноприйняті види документів і їх класифікація в діловодстві. Ділові папери бувають наступними:
Види документів в діловодстві класифікуються і за формами. Основні - такі:
Всі види наказного діловодства необхіднідля злагодженої роботи всього підприємства. Важливо їх грамотне і правильне заповнення. У зв'язку з розвитком сучасних технологій, сьогодні з'явилося електронне діловодство. Види документів в ньому такі ж, тільки робота здійснюється за допомогою різних програм. Зазвичай для цього використовуються комп'ютерні системи, що дозволяють виконувати безліч функцій.
Електронним документообігом називають складовучастина діловодства, в якому створення, передача і зберігання документації підтримується мережевою структурою. Ця робота дозволяє управляти всіма сферами виробництва.
За змістом види документів в діловодствібувають простими і складними. За походженням їх поділяють на особисті і офіційні. Якщо враховувати місце прийняття, то документи бувають зовнішніми і внутрішніми.
Документація класифікується і за часомзберігання: постійні паперу, ті, що зберігаються більш-менш 10 років. За гласності вони бувають несекретними і секретними. Документи можуть відрізнятися і за варіантом фіксації: звукові, графічні, друковані та рукописні, фото- і кіноматеріали.
Існує поділ паперів на термінові інетермінові. Якщо розподілити їх за стадіями, то бувають виписки, чернетки, оригінали, копії. Окрему галузь складають державні документи, призначені для регулювання конкретних сфер життєдіяльності. Уповноважені органи займаються розробкою інструкцій, вказівок, наказів.
У неї входять папери, що складаються з вихідноїінформації, отриманої при розробці, дослідженні, спостереженні та іншої роботи людини. Вони в бухгалтерській діяльності створюються при господарських питаннях. Ці папери підтверджують факти. До таких відносять акти, довідки, накладні. Зазвичай для заповнення застосовуються уніфіковані бланки.
Навіть якщо немає загальноприйнятої форми документа, в компанії створюється свій зразок. У ньому повинні бути такі реквізити:
Які б не були види документів, інформації в діловодстві має бути достатньо для виконання роботи підприємства. Через будь-яких порушень злагодженість діяльності ускладнюється.
На основі розпоряджень начальників створюютьсярізні положення. На цьому базується діловодство. Основні види документів на підприємстві представлені у вигляді індивідуальних і типових актів. Перші регулюють роботу підрозділів, цехів, відділів, які ведуть організаційну діяльність.
Типові документи відносяться до усіх відділівкомпанії. Проект положення виконує виконавець, після чого робота перевіряється юридичним відділом. При наявності недоліків їх прописують в окремому документі. Головним актом при роботі фірми є наказ керівника. На його основі створюються правила роботи установи, приймаються рішення, проводяться заходи.
Доповідна записка є важливою папером, в якій описується факт, пропозиція або висновок. Її відправляють керівнику, який дає подальші вказівки по документу.
Службова записка - це вид письма або внутрішнялистування в компанії. Вона віддається в підрозділи, але не керівництву. Папір спрямовується і посадовим особам. Така документація має звітні та інформативні властивості.
Пояснювальна записка єдокумент, де викладаються певні положення, а також причини будь-яких порушень, невиконання роботи. Необхідні такі папери для злагодженої діяльності будь-якого підприємства.
Документи бувають 2 видів. Перші визначають порядок виконання конкретної роботи, що здійснюється підрозділами, посадовими особами. Інструкції містять інформацію про права, обов'язки, відповідальність працівників.
Завдяки цій документації зрозумілий порядоквиконання будь-якої роботи. Інструкції щодо терміну бувають постійними або на певний період. Якщо час дії не встановлено, то перегляд виконується кожні 3-5 років.
Кожен документ проходить:
Якщо всі етапи пройдено, документ кладуть в папку, в якій повинно бути не більше 250 аркушів. Якщо їх більше, заводиться 2 том.
Зберігають документи за такими правилами:
Після виконання документ відправляється в справу,що дозволяє запобігти втраті. Не слід відкладати це на потім, щоб не потрапити в плутанина в роботі. Тим більше що за втрату документів передбачена відповідальність, причому це стосується не тільки окремого співробітника, але і всієї фірми.
Класифікація документації дуже зручна,оскільки дозволяє вести діловодство без проблем. Поводження з паперами допоможе зберегти їх і не допустити збоїв у роботі підприємства. Якщо все розкладено, так би мовити, по поличках, то в разі перевірки проблем з паперами не виникне.
